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12 técnicas simples pero efectivas para el trabajo acelerado en Excel.

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¿A menudo tienes que lidiar con MS Excel? Entonces no se pierda una parte de los consejos para optimizar el trabajo en este programa.

Añadir rápidamente nuevos datos a un gráfico

Si para su diagrama ya construido, los nuevos datos aparecieron en la hoja que debe agregarse, entonces simplemente puede seleccionar un rango con nueva información, copiarlo (Ctrl + C) y luego pegarlo directamente en el diagrama (Ctrl + V).

Relleno instantáneo (Flash Fill)

Esta característica solo apareció en la última versión de Excel 2013, pero vale la pena actualizar a la nueva versión antes de tiempo. Supongamos que tiene una lista de nombres completos (Ivan Ivan Ivanovich), que debe convertir en abreviaturas (Ivanov I.). Para realizar tal conversión, solo necesita comenzar a escribir el texto deseado en la columna adyacente manualmente. En la segunda o tercera línea, Excel intentará predecir nuestras acciones y realizar el procesamiento adicional automáticamente. Solo tendrá que presionar la tecla Intro para confirmar, y todos los nombres se convertirán instantáneamente.

Del mismo modo, puede extraer nombres de correos electrónicos, pegar el nombre de los fragmentos, etc.

Copia sin romper formatos.

Lo más probable es que usted sepa sobre el marcador "mágico" de autocompletado: una delgada cruz negra en la esquina inferior derecha de la celda. Para ello, puede copiar el contenido de la celda o la fórmula en varias celdas a la vez. Sin embargo, hay un matiz desagradable: tal copia a menudo viola el diseño de la tabla, ya que no solo se copia la fórmula, sino también el formato de celda. Esto se puede evitar si, inmediatamente después de tirar con una cruz negra, haga clic en la etiqueta inteligente, un icono especial que aparece en la esquina inferior derecha del área copiada.

Si selecciona la opción "Copiar solo valores" (Rellenar sin formato), Microsoft Excel copiará su fórmula sin formato y no estropeará el diseño.

Visualización de datos de una hoja de cálculo de Excel en un mapa

La última versión de Excel 2013 tiene la capacidad de mostrar rápidamente sus datos geográficos en un mapa interactivo, por ejemplo, ventas por ciudad, etc. Para hacerlo, vaya a "App Store" en la pestaña Insertar e instale el complemento de Bing desde allí. Mapas Esto se puede hacer a través de un enlace directo desde el sitio haciendo clic en el botón Agregar. Después de agregar un módulo, puede seleccionarlo en la lista desplegable "Mis aplicaciones" en la pestaña "Insertar" (Insertar) y colocarlo en su hoja de trabajo. Queda por seleccionar sus celdas de datos y hacer clic en el botón Mostrar ubicaciones en el módulo del mapa para ver nuestros datos.

Si lo desea, en la configuración del complemento, puede seleccionar el tipo de gráfico y los colores que se mostrarán.

Transición rápida a la hoja deseada.

Si en su libro el número de hojas de trabajo excedió 10, entonces será difícil navegar en ellas. Haga clic derecho en cualquiera de los botones de desplazamiento de la hoja en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Aparecerá una tabla de contenido, y puede ir a cualquier hoja deseada al instante.

También puede crear en una hoja separada una tabla de contenido con hipervínculos. Es un poco más complicado, pero a menudo más conveniente.

Convertir filas a columnas y volver

Si alguna vez ha tenido que cambiar manualmente las celdas de filas a columnas, apreciará el siguiente truco:

  1. Resalte el rango.
  2. Cópielo (Ctrl + C) o, presionando el botón derecho del ratón, seleccione "Copiar" (Copiar).
  3. Haga clic con el botón derecho en la celda donde desea insertar datos y seleccione una de las opciones de inserción especiales en el menú contextual: el icono "Transponer".

En versiones anteriores de Excel, no hay tal ícono, pero puede resolver el problema utilizando un inserto especial (Ctrl + Alt + V) y seleccionando la opción "Transponer" (Transponer).

Lista desplegable en la celda

Si se pretende ingresar valores estrictamente definidos del conjunto permitido (por ejemplo, solo "sí" y "no" o solo de la lista de departamentos de la empresa, etc.), esto se puede organizar fácilmente mediante la lista desplegable:

  1. Seleccione la celda (o rango de celdas) en la que debería existir dicha restricción.
  2. Haga clic en el botón Validación de datos en la pestaña Datos (Validación).
  3. En la lista desplegable "Permitir", seleccione la opción "Lista".
  4. En el campo "Fuente", especifique el rango que contiene las variantes de referencia de los elementos, que posteriormente caerán a medida que escribe.

Trucos avanzados de la misma serie: una lista desplegable con relleno, listas desplegables relacionadas, una lista desplegable con una foto, etc.

Mesa inteligente

Si selecciona un rango con datos y en la pestaña Inicio, haga clic en "Formato como tabla" (Inicio - Formato como tabla), entonces nuestra lista se transformará en una tabla "inteligente", que (a excepción de un colorido a rayas de fantasía) sabe muchas cosas útiles:

  • Se estira automáticamente cuando se le agregan nuevas filas o columnas.
  • Las fórmulas introducidas se copiarán automáticamente a toda la columna.
  • La tapa de esta tabla se fija automáticamente al desplazarse, e incluye botones de filtro para la selección y clasificación.
  • En la pestaña Diseño que aparece (Diseño), puede agregar una fila de totales con cálculo automático a dicha tabla.

Sparklines

Las líneas de chispa son gráficos en miniatura dibujados directamente en las celdas, que muestran gráficamente la dinámica de nuestros datos. Para crearlos, haga clic en "Gráfico" (Línea) o "Histograma" (Columnas) en el grupo "Líneas de chispas" en la pestaña "Insertar". En la ventana que se abre, especifique el rango con los datos numéricos iniciales y las celdas a las que desea que aparezcan destellos.

Después de hacer clic en el botón "Aceptar", Microsoft Excel los creará en las celdas especificadas. En la pestaña Diseño (Diseño), puede personalizar aún más su color, tipo, habilitar la visualización de valores mínimos y máximos, etc.

Recuperar archivos no guardados

El viernes Por la noche El final tan esperado de la semana de trabajo de choque. Esperando el resto, cierra el informe con el que estuvo ocupado la última mitad del día y en el cuadro de diálogo que aparece, "¿Guardar cambios en el archivo?" De repente, por alguna razón, presiona "No".

La oficina vacía anuncia tu grito desgarrador, pero es demasiado tarde: las últimas horas de trabajo fueron hasta la cola del perro y, en lugar de una agradable velada con amigos, tendrás que recuperar a los perdidos.

De hecho, hay una gran posibilidad de corregir la situación. Si tiene Excel 2010, haga clic en "Archivo" - "Reciente" (Archivo - Reciente) y busque el botón "Recuperar libros no guardados" en la esquina inferior derecha de la pantalla. En Excel 2013, la ruta es ligeramente diferente: "Archivo" - "Detalles" - "Administración de versiones" - "Recuperar libros no guardados" (Archivo - Propiedades - Recuperar libros no guardados). Se abrirá una carpeta especial desde las profundidades de Microsoft Office, donde se guardan las copias temporales de todos los libros creados o modificados pero no guardados en ese caso.

Comparando dos rangos por diferencias y coincidencias

Muy a menudo, cuando se trabaja en Excel, es necesario comparar dos listas y encontrar rápidamente elementos que sean iguales o diferentes en ellas. La forma más rápida y visual de hacer esto:

  1. Seleccione ambas columnas comparadas (mientras mantiene presionada la tecla Ctrl).
  2. Seleccione en la pestaña Inicio - Formato condicional - Reglas de asignación de celda - Valores duplicados (Inicio - Formato condicional - Resalte reglas de celda - Valores duplicados).
  3. Seleccione la opción "Único" de la lista desplegable.

Bonificación: otras formas de comparar dos rangos y encontrar diferencias / coincidencias.

Selección (ajuste) de los resultados del cálculo para los valores requeridos.

¿Alguna vez ha recogido valores de entrada en su cálculo de Excel para obtener la salida que necesita? En esos momentos te sientes como un artillero duro, ¿verdad? ¡Solo un par de docenas de iteraciones "debajo del tramo - vuelo", y aquí está, el tan esperado "golpe"!

Microsoft Excel podrá hacer tal ajuste para usted, y más rápido y más preciso. Para hacer esto, haga clic en la pestaña "Insertar" del botón "¿Qué pasa si?" Y seleccione el comando "Selección de parámetros" (Insertar - Qué pasa si Análisis - Búsqueda de objetivos). En la ventana que aparece, especifique la celda en la que desea seleccionar el valor deseado, el resultado deseado y la celda de entrada que se debe cambiar. Después de hacer clic en "Aceptar", Excel ejecutará hasta 100 "disparos" para seleccionar el total que necesita con una precisión de 0.001.

Si esta revisión detallada no cubre todos los chips útiles de MS Excel que conoce, ¡compártalos en los comentarios!

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